GETTING TEAMS DONE - Holacracy

“Getting teams done”, van Diederick Janse en Marco Bogers, geeft een toegankelijke Nederlandstalige introductie tot Holacracy. Mijn eerste indruk van dit boek: zóo hee! Dit is een complete handleiding voor het implementeren, beter nog – realiseren (organisch laten gebeuren) van Zelforganisatie volgens de methode Holacracy.

Herken je dit?

• vergaderingen, die niet meer opleveren dan een geschoonde actielijst met alweer uitgestelde deadlines
• collega’s die elkaar onderbreken in een overleg om de eigen mening naar voren te brengen.  En het zijn vaak dezelfde “haantjes de voorste”
• er is met regelmaat frictie en gedoe in de organisatie, ego’s die botsen
• besluiten komen maar moeizaam tot stand
• collega’s voelen zich overbelast of zijn niet betrokken
• veel te veel e-mails te, waarbij je vaak de cc. staat, net als veel collega’s
• gebrek aan initiatief, iedereen kijkt naar de leidinggevende omdat niemand precies weet tot hoe ver hij zelf mag beslissen
• er wordt veel ad-hoc gewerkt, brandjes blussen, en dat wordt nog gezien/ beloond ook

Dan - ben je wellicht aan wat nieuws toe:

Holacracy (volgens definitie van het boek) - biedt een uitgewerkte methode om de teamproductiviteit naar een hoger niveau te tillen. In de kern - door organisatie van het werk – in plaats van een organisatie van mensen! (in functies en een hiërarchie).

De bedachte naam Holacratie is afgeleid van Holarchie, voor het eerst genoemd  door Arthur Koestler in het boek The Ghost in the Machine in 1967.

• Een Holarchie is een natuurlijke hiërarchie van zelfregulerende holons.
  • Holon is een samenvoeging van het Griekse “holos” dat geheel betekent en “ion” dat staat voor deel. Dit zijn autonome of zelfstandige eenheden die afhankelijk zijn van het grotere geheel waarvan ze deel uitmaken. Zoals bijvoorbeeld een lichaam bestaat uit zelfstandige organen, die op zich weer bestaan uit cellen.
• Het Griekse woord Krateo betekent regeren of besturing.

Holacracy is dan besturing door een natuurlijke hiërarchie.

Holacracy gaat veel verder dan effectief vergaderen. Het is een fundamenteel andere machtsstructuur, een nieuwe manier van werken en samenwerken.

• Holacracy begint met het ondertekenen van een soort “grondwet” (“constitution”) waarmee de oprichters/ eigenaren van een organisatie hun beslissingsbevoegdheid overdragen aan een overleg – het roloverleg.
• Holacracy geeft een taal voor het verhelderen van de onderlinge werk verwachtingen en verantwoordelijkheden. Met Holacracy leer je om spanningen om te zetten in constructieve verandering. Middels effectieve overleggen en duidelijke spelregels.

De opzet van dit boek is deels als bij Het doel van Eliyahu Goldratt. Opgebouwd rond een verhaal van een fictieve praktijksituatie. Afgewisseld met uitleg van de methode. Dit boek leest daardoor als een roman, maar je krijgt tegelijkertijd de theorie mee.

Het boek volgt het team van Niels, een marketingmanager. Na het binnenhalen van een droomorder voor een Franse klant moet het team productiever gaan werken. Echter, teamproductiviteit is niet hetzelfde is als de optelsom van de individuele productiviteit. Toevallig treft Niels in het vliegtuig terug van de klant, Jaap. Deze blijkt gepokt en gemazeld in Holacracy.  Pas aan het eind van het verhaal van Niels wordt het écht spannend. Als een teamlid niet goed functioneert. Wat te doen?

Holacracy is een nieuwe manier van werken. Een combinatie van Getting Things Done met Agile organiseren.  Het is een set van spelregels voor het werken teams. Zelfsturing is een centraal begrip. Heel een team is betrokken bij het proces van continu verbeteren. Het leiderschap is verdeeld.

• Bij Holacracy vervult ieder een of meer rollen. Een rol beschrijft wat er van je wordt verwacht en waarover jij zelfstandig kunt besluiten.
• Verschillende rollen samen vormen een cirkel. Elke cirkel vervult een eigen functie binnen de organisatie als geheel. Een traditioneel team bestaat uit personen, een cirkel uit rollen.

Bijeenkomsten vormen een belangrijk onderdeel van Holacracy. Vergaderingen zijn altijd kort en gedisciplineerd. Dit voorkomt veel ruis in het overleg. En dit bespaart veel tijd en frustratie! De twee belangrijkste overleggen zijn het rol- en het werkoverleg. Beide volgen een vaste structuur. Dit schept duidelijkheid en zorgt ervoor dat álle onderwerpen binnen de afgesproken tijd afgehandeld worden.

• In het tweewekelijks roloverleg worden de rollen van het team besproken. Rollen zijn gebaseerd op de activiteiten die nodig zijn binnen de cirkel. Een rol is niet gelijk aan een functie. Eén teamlid kan meerdere rollen vervullen. De rollen samen vormen een cirkel waarbinnen het werk wordt uitgevoerd.
• In het wekelijks werkoverleg komen spanningen aan bod. Spanningen geven aan waar aanpassing nodig is. Ze worden niet tijdens het overleg opgelost, maar toegewezen aan een rol om uit te werken. Een spanning is het verschil tussen een gewenste situatie en de huidige situatie. Zo’n spanning is energie. In traditionele teams wordt de energie uit spanningen vaak verspild. Voor Holacracy vormt het de brandstof. De hele methode draait om

Werkbaarheid is uitgangspunt voor beslissingen. Zodat beslissingen niet op zich laten wachten omdat deze perfect moeten zijn. Iets is onwerkbaar als het een stap terug is of schadelijk voor rol, cirkel of organisatie. Iets is werkbaar als het goed genoeg en veilig genoeg is om te proberen.

Al met al - een zeer lezenswaardig boek! Ik heb het nét niet in 1 adem uitgelezen. Wat ik miste aan het eind, was een soort van formats voor de verschillende overlegvormen. Daar werd meteen in voorzien. Aan het eind van het boek worden deze, zij het beknopt, samengevat. Het boek verwijst verder naar de site gettingteamsdone.nl waar weinig gebeurt. Wel worden formats na intekening op de site toegezonden.

Het goede nieuws is - je hoeft niet met alle onderdelen tegelijkertijd te beginnen. Aan het eind van het boek wordt de suggestie gedaan om een mogelijk “werkbaar voorstel” gewoon uit te voeren. En niet te blijven zoeken naar de beste mogelijke oplossing. En natuurlijk kan je altijd de hulp van Jaap (lees adviesbureau ;-) inschakelen. 

Eindoordeel: dit boek is een absolute aanrader! Voor iedereen die vlot lezend kennis wil maken met een zeer beloftevolle nieuwe manier van organiseren - Holacracy.